Банковская гарантия для госзакупок: как выстроить процесс брокера от лида до выдачи

Рынок банковских гарантий для госзакупок устроен жёстко: окно после подведения итогов короткое, а компании, которым нужна гарантия, получают предложения от многих брокеров сразу. Выигрывает тот, кто позвонил первым и понял, будет ли банк работать с этим клиентом. Эта статья — о том, как выстроить такой процесс и какие шаги в нём можно поручить сервису.

Мы не обещаем комиссий и результатов: ставки, доли вознаграждения и решения банков зависят от банка и клиента. Но сам процесс — от списка компаний до выдачи — можно сделать предсказуемым.

Виды гарантий и окна

Гарантия нужна на разных этапах закупки, поэтому сервис разделяет сделки по видам:

• Гарантия на участие — обеспечение заявки. Продаётся, пока закупка на подаче заявок; окно заканчивается с окончанием приёма заявок.
• Гарантия исполнения контракта — нужна победителю. По 44-ФЗ окно после подведения итогов около 7 рабочих дней (ст. 51), по 223-ФЗ — до 20 дней.
• Гарантия возврата аванса — если контракт предполагает аванс. По 44-ФЗ обеспечение исполнения не меньше аванса, поэтому гарантия часто одна.
• Гарантия на гарантийный срок — перед приёмкой работ; повторная продажа тому же клиенту.

В мониторинге закупок эти окна раскладываются по колонкам доски, а колонка «Горит» показывает, сколько дней остаётся у победителя.

Пять шагов от компании до гарантии

Шаг 1. Список компаний. Сервис подбирает кандидатов по каждой закупке и делит их на группы: «вероятно горячие», «для обзвона» и «найти контакт» (сильные кандидаты без телефона). Как читать список — в статье о поиске поставщиков по номеру закупки.

Шаг 2. Звонок. Задача — дозвониться до человека, который принимает решение: директора, финансового директора или тендерного специалиста. Помогает рабочее место обзвона: очередь горячих компаний, закрепление взятой компании за оператором на 15 минут, исходы звонка клавишами 1–5, местное время клиента.

Шаг 3. Интерес. Клиенту нужна гарантия, а сумма и срок понятны. С этого момента компания переходит в сделку.

Шаг 4. Заявка на БГ. Пакет документов и подача в банки. Перед подачей важно проверить, даст ли банк гарантию. Стоимость гарантии по банкам заранее покажет калькулятор банковской гарантии, а для победителя есть отдельный калькулятор гарантии на исполнение контракта.

Шаг 5. Выдача. Оплата комиссии и выпуск гарантии.

Как не упустить окно: ритм работы

Окно на гарантию исполнения измеряется днями, поэтому процесс держится на нескольких простых правилах. Они не обязательны, но хорошо показывают, как использовать доску закупок:

• Утром — «Горит». Первые часы рабочего дня посвящаются колонке с подведёнными итогами: сначала закупки с большей суммой гарантии и более вероятным победителем.
• Один ответственный на закупку. Кнопка «Взять в работу» закрепляет закупку за менеджером, и двое не звонят одной компании.
• За день до итогов — подготовка. В колонке «Работа комиссии» у вас есть день или два, чтобы подготовить пакет документов и позвонить вероятным победителям: когда итоги подведут, у вас уже будет готовое предложение.
• «Скоро дедлайн» — своим клиентам. До окончания подачи осталось не больше 3 рабочих дней: срочная гарантия на участие продаётся прежде всего тем, кто уже с вами работает.
• Пятничный разбор. Раз в неделю полчаса на вопрос «что сгорело без звонка и почему» — по причинам проигрыша в CRM это видно сразу.

Звонок: скрипт под закупку и компанию

Холодный звонок без повода обычно не приводит к разговору. Поэтому сервис готовит скрипт: «Скрипты разговора» (ИИ) формируют разбор под эту закупку и эту компанию. В нём четыре части:

1. Стоит ли звонить — опыт компании с заказчиком, сумма гарантии, приоритет звонка.
2. Стоп-факторы банка — что стоит проверить: убытки, долги, суды, реестр недобросовестных поставщиков.
3. Начало разговора — повод звонка и первые фразы под конкретную закупку.
4. Ответы на возражения — «уже есть банк», «дорого», «обеспечим деньгами».

Скрипт сохраняется в сделке, поэтому следующий менеджер видит, о чём уже говорили.

Квалификация: пять вопросов до подачи в банк

Когда клиент проявил интерес, перед тем как собирать пакет документов, стоит выяснить пять вещей — четыре вы спрашиваете клиента, одну проверяете по данным.

Спросить клиента:

• Вы победитель? Кандидаты в списке вероятностные, их нужно подтвердить.
• Какая сумма и срок гарантии? Сверьте с закупкой.
• Гарантия или деньги? На участии часто используется специальный счёт.
• Кто принимает решение, и какой следующий шаг с датой?

Проверить до подачи:

• Освобождение от обеспечения (ч. 8.1 ст. 96 44-ФЗ) — в отдельных случаях гарантия не нужна.
• Казначейское сопровождение — гарантия может не понадобиться.
• РНП, банкротство, суды — автопроверка и анализ соответствия.
• Финансы против суммы — что запросит банк.

Воронки CRM под виды гарантии

Каждая сделка живёт в воронке своего вида гарантии. После интереса компания попадает в воронку автоматически, со стадиями, суммами, дедлайном окна и причинами отказа.

Основная воронка — «БГ на исполнение контракта» — имеет 10 стадий: от нового лида до выданной гарантии и проигрыша с причиной.

Воронка на участие на одну стадию короче: нет согласования макета с заказчиком. Воронка на аванс заполняется вручную из сделки на исполнение.

Подробнее о настройке воронок, ролей и автонаполнении — в статье про CRM для тендерного отдела.

«Лиды на БГ»: клиенты приходят сами

Кроме собственного поиска у брокера есть входящий поток. Клиент, который проверил компанию в анализе соответствия, может нажать «Подобрать банк» — заявка уходит брокерам, подключившим приём. Передача данных клиента возможна при его согласии.

В разделе «Лиды на БГ» настраивается приём: виды обеспечения (заявка, исполнение контракта, возврат аванса, гарантийные обязательства), минимальная сумма и регионы. Лид предлагается одному брокеру на 24 часа; контакты клиента открываются после нажатия «Принять», а сделка создаётся в воронке нужного вида гарантии.

Повторные продажи: один клиент — несколько гарантий

Клиент, с которым вы уже работали, обходится дешевле нового. Типичная цепочка: гарантия на участие, затем исполнение, затем аванс, затем гарантия на гарантийный срок перед приёмкой работ. Сумма и срок уже известны, а доверие есть. Отдельная воронка гарантийного срока помогает не потерять клиента после выдачи основной гарантии.

Контроль для руководителя

Руководитель отдела видит картину с первого экрана: «Горит» без ответственного выносится в «Требует внимания», туда же попадают сделки с просроченным дедлайном. Результаты обзвона — обработано, дозвон, интерес — доступны за сегодня и за 7 дней, а на тарифе «Корпоративный» — ещё и метрики по каждому менеджеру: кто сколько взял в работу и довёл до заявки. Эти показатели не заменяют вашу систему мотивации, но показывают, на каком шаге процесса теряется больше всего клиентов.

Типичные ошибки процесса

• Звонить всем подряд. Без приоритета по сумме и вероятности окно уходит на малоинтересных клиентов. Сортируйте по сумме гарантии и по оценке участия.
• Подавать заявку без проверки. Заведомо слабая заявка съедает дни окна: если по компании есть стоп-факторы, лучше решить вопрос до подачи или перейти к следующему кандидату.
• Не фиксировать причины отказов. Без причин в CRM невозможно понять, теряете ли вы клиентов на цене, сроках или связи.
• Забывать про повторные продажи. Клиент, получивший гарантию на исполнение, через несколько месяцев снова нуждается в гарантии — на аванс, гарантийный срок или новый контракт.
• Обещать результат. Одобрение даёт банк; не называйте клиенту сроки и условия, пока банк их не подтвердил.

Что поручить сервису, а что оставить себе

Сервис берёт на себя поиск закупок, подбор компаний и контактов, подготовку скрипта, предварительную проверку и учёт сделок. За вами остаются переговоры, выбор банка, условия, пакет документов и общение с клиентом. Такое разделение работает и для одного брокера, и для отдела, и для колл-центра: меняются только роли и очередь. Сервис не звонит клиентам от вашего имени и не принимает решения за банк.

Материал носит справочный характер. Сроки и порядок обеспечения определяются законом и документацией закупки; условия гарантий — банками.