Мониторинг госзакупок: как настроить задания, доску закупок и подборки

Мониторинг госзакупок — это задания, которые сами ищут закупки по вашим фильтрам и раскладывают их по этапам. Для брокера банковских гарантий главное, что он получает на выходе: список закупок, по которым прямо сейчас можно продать гарантию, и срок, сколько на это осталось.

В этой инструкции — как создать задание мониторинга, как читать «Доску закупок» и как организовать работу команды с подборками. Скриншоты сделаны в рабочем кабинете.

С чего начинается рабочий день

Откройте «Обзор» — на первом экране виден блок «Мониторинг: что сделать сегодня»: сколько закупок «горит» (итоги подведены), сколько скоро дедлайн, сколько новых закупок вы ещё не просмотрели и сколько всего закупок на доске. Из «Обзора» одним кликом открывается доска закупок.

Если среди «Горит» есть закупки без ответственного, сервис выносит их в блок «Требует внимания» — их стоит распределить в первую очередь.

Пошаговая настройка

Шаг 1. Определите нишу

Прежде чем открывать форму, решите, какие закупки вам нужны. Типичный набор для брокера: электронные аукционы по 44-ФЗ от 5 млн рублей, закупки по ПП 615 и закупки по 223-ФЗ от 10 млн. Для начала хватит 2–4 заданий — по регионам и отраслям, где вы сильны. Чем уже фильтр, тем выше доля «живых» закупок.

Шаг 2. Создайте задание

Перейдите в «Закупки» → «Мониторинг» → вкладка «Задания» и нажмите «Новое задание». Заполните название и необязательный комментарий (его видит вся команда), затем задайте фильтры: ключевые слова, коды ОКПД2, регион, закон, диапазон цены «от» и «до», даты. Для частых случаев есть готовые пресеты — «Дороги / дорожное строительство» и «Металл»: они заполняют строку поиска и коды ОКПД2, а остальное настраиваете вручную.

Шаг 3. Выберите расписание и включите задание

Расписание запуска определяет, как часто сервис сам проверяет новые закупки; по умолчанию задание проверяется раз в час. Убедитесь, что статус «Включено» отмечен, и сохраните. Первые закупки появятся на доске после ближайшей проверки.

Шаг 4. Откройте доску закупок

Вкладка «Доска закупок» раскладывает все найденные закупки по колонкам. Закупки сами переезжают из колонки в колонку, когда меняется этап в ЕИС или приближаются даты. В шапке колонки видно число закупок, а на карточке — предмет, сумму, срок и число подобранных компаний, из них «горячих».

Шаг 5. Возьмите закупку в работу

Кнопка «Взять в работу» закрепляет закупку за вами: у неё появляется ответственный, и коллеги видят, что ей уже занимаются. Карточка «Новое» бледнеет, когда менеджер её открыл. К закупке можно добавить метки и заметки, а по любой колонке выгрузить Excel со всеми компаниями и контактами (на платных тарифах).

Шаг 6. Отправьте закупки в подборку команды

«Подборки» — общая доска команды для закупок, которые вы изучаете и по которым звоните поставщикам. Колонки: «Новые», «Изучаем», «Звоним поставщикам», «Отложено», «Отработано». Подборка сама пополняется — новые запуски мониторинга падают в «Новые», а положение карточек видят все. На карточке — суммы, срок и число кандидатов.

Как выбрать фильтры: примеры

ОКПД2 — это общероссийский классификатор продукции: код вида 42.11 означает строительство автомобильных дорог. Он указан в извещении, поэтому фильтр по коду точнее, чем поиск по словам: слово «дорога» встретится и в закупке на ремонт, и в закупке на поставку знаков. Хорошо работает связка: ключевые слова задают тему, ОКПД2 — отрасль, а диапазон цены отсекает слишком мелкие и слишком крупные закупки.

• Дороги в вашем регионе. Пресет «Дороги / дорожное строительство», регион — ваш, цена «от» — порог, ниже которого гарантию не берут.
• Крупные закупки по 44-ФЗ. Закон 44-ФЗ, электронные аукционы, цена от 5 млн рублей. Для брокера такие закупки интереснее по сумме гарантии, а порог суммы вы выбираете сами.
• Закупки по 223-ФЗ. Отдельное задание с другим порогом (в примерах для брокеров — от 10 млн): у 223-ФЗ другие сроки и другой порядок обеспечения.
• Поставки по отрасли. Ключевые слова вашей ниши плюс ОКПД2 — например, металлопродукция.

Не ищите «идеальный» фильтр с первого раза. Запустите задание, через два–три дня посмотрите, какие закупки пришли, и поправьте фильтр: уберите лишние слова, поднимите порог суммы, добавьте регионы.

Что происходит после запуска задания

Задание не просто собирает закупки. Для каждой новой закупки сервис выполняет автопроверку: разбирает извещение, подбирает потенциальных поставщиков и считает по ним оценки. Результат виден сразу в нескольких местах: на карточке закупки (число компаний и «горячих»), на вкладке «Результаты» и в списке «Поставщики для обзвона». Если подключена CRM, найденные компании можно передавать в сделки автоматически — настройка описана в статье про CRM для тендерного отдела.

Типичные ошибки настройки

• Один слишком широкий фильтр. Суточный лимит задания ограничен, и вместо нужных закупок вы получите случайные. Лучше два узких задания.
• Нет ответственного за «Горит». Закупки в этой колонке теряют ценность каждый день. Назначьте ответственного или договоритесь, кто разбирает колонку по утрам.
• Доска не просматривается. Карточка «Новое» бледнеет только после того, как её открыли; если доску не открывают, невозможно понять, что осталось без внимания.
• Задания без комментария. Короткий комментарий — «дороги ЦФО для банка N» — помогает коллегам понять, зачем создано задание.

Как читать колонки доски

У каждой колонки свой продукт и свой порядок работы. Приоритеты ниже — рекомендация, подстройте их под свою нишу.

• Приём заявок — закупка опубликована, заявки принимаются. Продукт: банковская гарантия на участие; звоним своим клиентам и вероятным участникам.
• Скоро дедлайн — до окончания подачи заявок осталось 3 рабочих дня или меньше. Это срочная гарантия на участие, звонить стоит своим клиентам.
• Работа комиссии — до итогов один–два дня. Время подготовить пакет документов заранее и позвонить вероятным победителям: у вас будет фора.
• «Горит»: итоги подведены — победитель определён, открыто окно для гарантии исполнения (возможно, и аванса). По 44-ФЗ оно составляет около 7 рабочих дней, по 223-ФЗ — до 20 дней. Колонка с максимальным приоритетом.
• Архив — закупки, по которым гарантия уже не нужна или закупка отменена; а также контракты, по которым позже может понадобиться гарантия на гарантийный срок.

Как поделить поток между менеджерами

Если вы работаете один, достаточно общей доски. В команде выберите способ распределения — их можно сочетать и менять в любой момент, потому что задания настраиваются без разработчика:

• Общая очередь. Одна доска на всех, менеджер нажимает «Взять в работу». Подходит небольшой команде с пересекающимися нишами.
• По регионам. У каждого менеджера своё задание мониторинга. Подходит, если менеджеры знают свои регионы и банки.
• По отраслям. Задания по ключевым словам и ОКПД2: дороги, стройка, поставки.
• По сумме. Фильтр цены в задании: крупные закупки получают опытные менеджеры.

Фильтры «Мои» и «Новые для меня» на доске показывают каждому его часть потока. Подробнее о командной работе, ролях и воронках — в статье про CRM для тендерного отдела.

Лимиты тарифов, которые влияют на настройку

В пробный период и на «Старте» доступно 1 задание, на «Профессионале» — 3 (до 8 с докупкой по 1 490 ₽ в месяц), на «Корпоративном» — 10 (до 20). Каждое задание обрабатывает ограниченное число новых закупок в сутки: 15 в пробный период, 20 на «Старте», 40 на «Профессионале» и 100 на «Корпоративном». Поэтому разумнее создать несколько узких заданий, чем одно слишком широкое. Актуальные условия — на странице тарифов.

Что делать дальше

Когда закупки пошли, к каждой из них сервис сам подбирает потенциальных поставщиков и собирает их во вкладке «Поставщики для обзвона». Как работать с таким списком и самим поиском по номеру — в статье «Как найти поставщиков по номеру закупки». Если вы только начинаете, ориентируйтесь на чек-лист пробного периода.

Сервис показывает закупки и компании по открытым данным и не гарантирует, что компания подаст заявку или выиграет закупку; окна для гарантий приведены по нормам 44-ФЗ и 223-ФЗ и носят справочный характер.