CRM для тендерного отдела и брокеров БГ: воронки, сделки, команда и роли

Продажа банковских гарантий отличается от обычных B2B-продаж двумя вещами: у каждой сделки жёсткое окно и у каждой гарантии свой вид. Универсальная CRM с одной воронкой «лид → сделка → оплата» плохо подходит: в ней теряются сроки и суммы. Во встроенной CRM Tender Winner Search воронки устроены по видам гарантии, а сделки создаются из закупок сами.

Разберём, как это работает, как настроить воронки и как поделить работу между менеджерами, операторами и руководителем.

Три воронки по умолчанию

После регистрации создаются три воронки. У каждой гарантии свой дедлайн и свой клиент.

Воронка	Когда звоним	Кому	Дедлайн	Сумма на сделке	Как наполняется
БГ на участие	закупка на подаче заявок	свои клиенты и вероятные участники	окончание подачи заявок	обеспечение заявки	автоматически
БГ на исполнение	итоги подведены («Горит»)	вероятные победители	44-ФЗ ≈ 7 рабочих дней, 223-ФЗ — до 20 дней	обеспечение исполнения	автоматически
БГ на аванс	после подписания (223-ФЗ, ПП 615)	победитель	дата выплаты аванса	размер аванса	вручную, из сделки на исполнение

По 44-ФЗ обеспечение исполнения не меньше аванса, поэтому гарантия обычно одна: в сделке на исполнение есть отметка «с авансом». Отдельная воронка на аванс нужна там, где аванс закрывается отдельной гарантией — и заполняется вручную кнопкой «Создать сделку на аванс».

Главная воронка: 10 стадий

«БГ на исполнение контракта» — основная воронка. В ней 10 стадий: новый лид (автоматически: компания, сумма, дедлайн), контакт с ЛПР, квалифицирован (победитель, нужна БГ), анкета и документы, заявка в банк(и), одобрено (банк, комиссия), макет с заказчиком, оплата комиссии, БГ выдана и проиграно — только с причиной.

У каждой стадии есть вероятность, SLA в рабочих часах и подсказка «что нужно для входа». Суммарный SLA около пяти рабочих дней — это как раз окно 44-ФЗ. В воронке на участие на одну стадию меньше: нет согласования макета с заказчиком, а главный вопрос другой — гарантия или деньги на специальном счёте.

Доска сделок: перетащили — стадия сохранилась у всей команды

Раздел «CRM» → «Доска сделок» показывает воронку колонками. В шапке колонки — число сделок и сумма гарантий; на карточке — сумма БГ, дедлайн окна, закупка, метка «Авто» (сделка создана сервисом) и SLA. Перетащите карточку в другую колонку — стадия обновится у всех (как на рисунке в начале статьи).

В «Проиграно» сделка попадает только с причиной из справочника — это дисциплина, которая через месяц покажет, где вы теряете деньги. Для работы списком есть «Сделки», для выгрузки — Excel по любой воронке и колонке (на платных тарифах). Остальные разделы меню «CRM»: «Контакты», «Календарь» и «Лиды на БГ».

Автонаполнение: сделки создаются сами

Чтобы не вносить компании вручную, включите автонаполнение воронки. Сделки создаются после автопроверки закупки и синхронизации доски мониторинга либо по кнопке «Заполнить сейчас».

• Правила на воронку: этапы закупки, законы, минимальная сумма гарантии (по умолчанию 100 тысяч рублей для участия и 500 тысяч для исполнения), число кандидатов на закупку, только компании с контактами.
• Без мусора: не больше 50 автосделок в сутки, без дублей; удалённая сделка не возвращается.
• Отмена закупки: ранние автосделки закрываются как «Проиграно» с причиной.

Из поиска по закупке можно добавить компании вручную: кнопка «Добавить всех в CRM» создаёт сделки без дублей.

От звонка до сделки: как клиент попадает в воронку

Сделку можно получить тремя путями: автонаполнение по правилам, кнопка «В CRM» в карточке компании и результат звонка. Если оператор в рабочем месте обзвона ставит исход «Интерес», сделка появляется в воронке нужного вида гарантии сама — с закупкой, суммой, сроком окна и историей звонка. Скрипт разговора и заметки сохраняются в сделке, поэтому следующий менеджер видит, о чём уже говорили, и не задаёт клиенту те же вопросы.

Ответственный назначается в сделке или берёт её сам — так нет ситуации, когда двое звонят одной компании. Дедлайн окна отображается на карточке и в блоке «Требует внимания», а в календаре видны перезвоны и запланированные задачи.

Передавать клиента от оператора к менеджеру при этом необязательно: если вы работаете один или каждый менеджер ведёт клиента от звонка до выдачи, сделка просто остаётся за тем, кто взял компанию. Разные схемы организации — один человек, универсалы и колл-центр — мы разобрали в чек-листе пробного периода.

Причины проигрыша: учитесь на потерях

Справочник причин настраивается на каждую воронку. Типичный набор: клиент не победитель или не участвовал, уже купил гарантию у другого, обеспечит деньгами, освобождён от обеспечения или казначейское сопровождение; со стороны банка и вас — отказ банков по стоп-факторам, неприемлемые условия (залог, ставка), не успели в окно, нет связи после трёх попыток. Разбор причин раз в неделю показывает, где утекают деньги.

Свои воронки без разработчика

Помимо трёх стандартных можно завести свои: гарантийный срок, повторные клиенты, банки-партнёры. В разделе «Настройки воронок» задаются название, цвет, вероятность и SLA каждой стадии, а также описание «что нужно для входа». Настраивать воронки могут владелец и администратор.

Повторные продажи — самый дешёвый рост: один клиент проходит несколько гарантий подряд — участие, исполнение, аванс и гарантия на гарантийный срок. Отдельная воронка для гарантийного срока помогает не терять клиента после выдачи.

Команда и роли

Команда подключается в «Настройки» → «Команда»: вы приглашаете сотрудников по e-mail и назначаете роли. Число мест зависит от тарифа: на «Профессионале» 3, на «Корпоративном» 10, дополнительное место стоит 790 ₽ в месяц. Закупки и сделки можно закреплять за сотрудниками в разделе «Настройки» → «Назначения».

Роли в сервисе — это права, а не должности:

• Администратор — настройки, команда, задания.
• Менеджер — закупки, поиск и CRM целиком.
• Оператор — только обзвон и заметки; без доступа к настройкам.
• Наблюдатель — только просмотр.

Названия должностей остаются вашими: специалист первого звонка работает как «Оператор», специалист по гарантиям и бэк-офис — как «Менеджер», руководитель отдела — «Администратор», собственник — «Наблюдатель». Один человек может совмещать задачи.

Как поделить поток между менеджерами

Структуру отдела менять не нужно — меняется источник клиентов. Выберите способ распределения, их можно сочетать:

Подробно о заданиях мониторинга, из которых питается доска, — в статье «Мониторинг госзакупок».

Ваша CRM: интеграции

Если отдел уже работает в Bitrix24, amoCRM или другой системе, найденные компании уходят туда автоматически. Всего поддерживается 14 CRM и таск-трекеров — среди них Bitrix24, amoCRM, Мегаплан, SberCRM, RetailCRM, а также Jira, Яндекс.Трекер, Trello и Asana. Своя система подключается по адресу и API-ключу. Каждая отправка видна в журнале отправок.

Доступ к API для ваших систем и отчётов подключается по заявке на тарифе «Корпоративный».

Как выбрать между встроенной и своей CRM? Если отдел ещё не выстроил учёт, начните со встроенной: воронки уже заточены под виды гарантий, а суммы и дедлайны окон заполняются сами. Если команда давно живёт в своей системе, оставьте её: сервис отправляет туда найденные компании, а вести сделку менеджеры будут там, где привыкли. Оба варианта можно совмещать — например, держать встроенную доску для горячих закупок, а в корпоративной CRM фиксировать только заключённые сделки.

Как выглядит день отдела

Ниже — пример распорядка отдела, который работает по доске. Это не обязательная схема: время, роли и названия подстройте под себя; если всё делает один человек, сервис работает так же.

Руководитель видит, что горит, с первого экрана: «Горит» без ответственного попадает в «Требует внимания», туда же — сделки с просроченным дедлайном. На тарифе «Корпоративный» доступны метрики по менеджерам: кто сколько взял в работу и довёл до заявки.

Условия по числу мест и доступу к функциям — на странице тарифов; а чтобы наполнить воронку первыми компаниями, попробуйте поиск по номеру закупки. CRM сервиса — рабочий инструмент, а не гарантия результата продаж: суммы, сроки и стадии отражают то, что вы вносите и что сервис находит в открытых данных.